Lean Principe #7 : Contrôles visuels

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Chez Captive, nous avons décidé de partager avec vous chaque semaine les enseignements que nous tirons du Lean dans notre activité quotidienne d'agence de développement.

La semaine dernière, nous avions abordé le sixième principe du lean : Tâches standardisées. Cette semaine, nous allons abordé le septième principe du Lean : Contrôles visuels comme moyen de rendre visible les problèmes rencontrés. 

Donner à voir, un outil de vérification instantané et peu couteux

La vue est généralement le sens privilégié lorsqu'on réalise le contrôle de son propre travail, car il permet  d'analyser très rapidement une situation et de pouvoir se focaliser uniquement sur les informations importantes.

Il existe donc de nombreuses solutions peu couteuses "sur-mesure" pour aider la production, et qui vont s'appuyer sur le visuel. On peut citer parmi elles :

• Kanban (Post-it ou outil digital)
• Code couleur (ex: fil électriques, label Trello)
• Etalons visuels (ex: palettes de couleurs, maquette Figma)
• Bacs vide/plein, checklist (ex: bac vide = j'ai bien utilisé tous les composants d'une pièce)
• Voyants d'alerte
• ...

Dans la tech et en particulier dans le développement informatique, il faut donc s'intéresser profondément et précisément à ce que le développeur voit lorsqu'il produit :

• Quelles sont les alertes dans son éditeur ?
• A quoi ressemblent les messages dans la console ? sont-ils clairs ?
• Est-ce que les tests sont présents aux bons endroits ? (on peut voir chaque test comme un capteur de défaut)
• Est-ce que la CI affiche correctement les erreurs ?
• Est-ce que l'état du système est facilement observable (logging, analytics, performance monitor, etc) ?

J'en profite également pour casser une idée fausse : une notification (mail, slack, par exemple) est rarement un bon outil de visualisation de défaut au sens Lean.

En effet, le système de notification fait "sortir" de son poste de travail le développeur, génère beaucoup de bruit et donc rend les défauts de moins en moins visibles. Dans le secteur industriel, ceci équivaudrait à recevoir un coup de téléphone toutes les 5 minutes dans le bureau d'à coté de notre poste de travail, pour nous dire qu'on est en train de faire une bêtise.

Remarque : L'utilisation des notifications n'est pas déconseillée dans l'absolu, il faut simplement l'utiliser avec parcimonie et lorsque cela fait sens. 

L'obeya: la visualisation des indicateurs stratégique pour piloter l'entreprise ou ses projets

Obeya signifie "la grande salle" en japonais. Qu'elle soit physique ou virtuelle, elle représente l'endroit où on centralise et visualise les informations stratégiques afin d'aider à la prise de décision.

Son intention est de :

• casser les silos et créer une cohésion de groupe entre les différents pôles
• rendre les problèmes importants visibles, anticiper les risques
• faciliter la collaboration sur les problèmes complexes

Il existe plusieurs méthodes pour concevoir une bonne Obeya, mais elles ont presque toutes en commun une structure proche du PDCA :

• Plan :  raison d'être du projet, stratégie produit, retours clients, etc.
• Do : le travail en cours, les problèmes bloquants
• Check : des métriques clés pour aider à la décision, vérifier les impacts des actions
• Act : les améliorations en cours (A3, PDCA, Kaizen), les katas, 

Le 5S pour mieux voir les problèmes à résoudre

Résumé dans les grandes lignes, la méthode 5S vise à optimiser son environnement de travail en le maintenant organisé, propre et logique.

Cette méthodologie a pour but d'inculquer un mentalité de "boy-scout" à chaque personne : l'autodiscipline et les petits gestes du quotidien de chacun permet à la communauté d'obtenir un résultat optimal.

En quoi cela est-il lié à la visualisation des problèmes ? C'est par la propreté et l'organisation que les problèmes sautent aux yeux. Il suffit de visiter une usine Toyota pour s'en rendre compte : on pourrait manger par terre !

La moindre tâche sur le sol permet de révéler une fuite sur une machine, l'ordre permet d'économiser ses gestes et de penser clairement, l'absence de poussière permet une inspection du produit dans les meilleures conditions (pour les rayures notamment), etc.

Mieux comprendre les problèmes en tant qu'agence de développement

Chez Captive, lorsque l'on fait une résolution de problème, on se pose plusieurs questions afin de trouver la cause racine de celui-ci. En tant que CTO, j'incite souvent mes coéquipiers à tenter de répondre à la question suivante : "Personne n'introduit de défaut/ du bug en faisant exprès, donc qu'est-ce que l'on a pas vu lorsqu'on a crée celui-ci ?".

D'une manière simpliste, l'enjeu de la contre-mesure revient souvent à trouver un endroit naturel où mettre un genre de voyant rouge/vert prévenant le développeur lorsque le défaut se produit (cf article sur le Jidoka).

Bien que cela ne soit pas toujours intuitif ou facile, il suffit quelque fois de tirer meilleur parti voire détourner légèrement l'utilisation des outils à disposition (linter, test, CI, etc) pour avoir un impact important sur la qualité. 

C'est cet esprit pragmatique influencé par la pratique du Lean qui permet d' améliorer quotidiennement notre visualisation des problèmes, en vue de mieux les adresser.

Captive est une agence de développement informatique qui pratique le Lean. Vous avez un projet ? N'hésitez pas à nous contacter !