Lean Principe #3 : Flux tiré

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Chez Captive, nous avons décidé de partager avec vous chaque semaine les enseignements que nous tirons du Lean dans notre activité quotidienne d'agence de développement.

La semaine dernière, nous avions abordé le deuxième principe : Fluidité, le pièce à pièce. Cette semaine, nous allons abordé le troisième principe du Lean : le flux tiré. En apparence simple, le flux tiré est en réalité totalement l'inverse du travail tel qu'il est pratiqué dans beaucoup d'entreprises. Mettre en place le flux tiré nécessite une remise en question profonde de la conception du travail et de la manière dont les personnes et systèmes interagissent entre eux.

Le travail en Flux poussé: la norme dans les organisations

Dans un flux poussé, chaque personne / système / machine produit des pièces dès qu'elle est libre. Cette surproduction a tendance à générer divers problèmes: engorgement, bouchons dans la production, casse, confusion, etc. 

Pour comprendre simplement le flux poussé et ses problèmes, prenons un exemple simple avec un processus en deux étapes :

Dans un flux poussé, le cuisinier va essayer de faire le plus d'assiettes, le plus rapidement possible. C'est très facile pour lui : mettre la louche dans la marmite verser, puis poser sur le passe-plat. Le serveur lui, en revanche, ne peut prendre qu'une seule assiette à la fois et doit faire attention à ne rien renverser. Il met par conséquent beaucoup plus de temps à manipuler chaque assiette.

Au bout d'un certain temps la situation devient la suivante :

• le passe plat est rempli d'assiettes froides, les clients sont insatisfaits et renvoient toutes les commandes
• l'excès d'assiette sur le passe-plat augmente le risque d'en faire tomber une. Ce type d'incident demande beaucoup de temps et d'énergie car il faut ramasser tous les morceaux, laver, etc.
• Le serveur est insatisfait car il a l'impression qu'il ne peut pas réussir, le cuisinier est insatisfait car il a l'impression que le serveur ne va pas assez vite

Cet exemple parait complètement aberrant et pourtant c'est une situation vécue au quotidien dans la plupart des entreprises (y compris tech).

On peut rapidement citer quelques exemples :

• Les Product Owner rentrent dans le backlog toutes les demandes d'un client, même s'il sait qu'on ne  pourra pas tout faire
• Les développeurs donnent toutes les features à valider au Product Owner même s'il est surchargé
• L'équipe growth demande plein de fonctionnalité à l'équipe Produit/Tech pour améliorer le funnel d'acquisition tandis que l'app n'offre pas suffisamment de rétention.

Le travail en Flux tiré, la solution pour améliorer la qualité de service

Dans un flux tiré, le principe est simple :  chaque  personne / système / machine ne doit produire que si le poste d'après est prêt à prendre la pièce. 

De nouveau, le Lean semble reposer entièrement sur le bon sens. Cependant dans la réalité, on constate qu'il est difficile de lutter contre la pression sociale d'avoir "l'air sans cesse occupé". Par ailleurs, pour que cela fonctionne, il faut également être capable de casser les silos entre les équipes et améliorer la communication entre les personnes.

En effet, le flux tiré implique la définition d'un signal clair de la personne prête à produire vers son fournisseur. Ce signal se matérialise le plus souvent sur un Kanban (nous en rediscuterons plus en détail dans un futur article). Ceci suppose que les équipes puissent communiquer correctement entre elles et qu'elles se comprennent ! 

Le flux tiré dans le développement informatique

Après avoir pris en exemple le secteur de la restauration, regardons ensemble comment le Flux tiré peut être mis en application dans la conception et le développement informatique, sur lequel nous opérons en tant qu'agence de développement avec Captive. 

• Définir un nombre maximum de tickets dans le backlog (1 par dev par exemple). Le Product Owner devra les produire à la demande dès qu'il y a un emplacement libre.
• Utiliser un espace différent que le Kanban pour les idées du client avec une représentation différente (diagramme Mind Mapping, cartographie du produit, etc)
• En tant que développeur, s'arrêter de coder quand on voit que le Product Owner n'arrive pas à tout valider et aller l'aider. Trouver des alternatives à la validation manuelle synchrone.

Remettre l'empathie au coeur des méthodes de travail

L'adoption du flux tiré peut être un réel tournant dans une entreprise.
Dans les entreprises organisées en flux poussé, le stress, les habitudes, le management, forcent parfois les personnes à agir comme des "robots fou" : surproduisant tous les jours sans avoir conscience des dégâts causés aux personnes suivantes. Cette organisation est selon moi une des causes principales des fléaux professionnels modernes (perte de sens, burnout, etc).

A l'inverse, le Lean apporte une lueur d'espoir en incitant les organisations à pratiquer le flux tiré : remettre les personnes dans un état de conscience et d'empathie en les amenant à constamment se poser la question : "est-ce que la personne après moi est en situation de récupérer ce que je produis ?"

Pour ma part, une des meilleure démonstration des bienfaits du flux tiré servant à une prise de conscience, est le fameux "Atelier Cocotte" que nos amis formateurs de chez Keenly prodiguent régulièrement. Bien souvent, voir les choses est mieux que de croire sur parole, et c'est que je vous invite à faire...